Situé en région Occitanie, le département de l’Aveyron offre des paysages variés allant du plateau de l’Aubrac,     à  la Vallée du Lot, jusqu’aux Georges du Tarn ou de la Truyère. Rodez est la préfecture de l’Aveyron dotée d’infrastructures sportives et éducatives de qualité, située à 1h de Paris et de Londres par avion (aéroport Rodez-Marcillac), 1h45 de Toulouse, 2h de Montpellier, 1h45 de la mer Méditerranée et 4h des Pyrénées.

Le centre hospitalier de Rodez est l’établissement support du GHT du Rouergue. Il est également en direction commune avec les centres hospitaliers d’Espalion, de saint Geniez d’Olt et l’hôpital intercommunal du Vallon. Le projet médico-soignant partagé du GHT et d’établissement sont en cours de finalisation.

Il emploie plus de 1 900 agents (1 700 personnels non médicaux, soit 1 610 ETP, et environ 200 personnels médicaux hors internes) et compte un total de 717 lits et places. L’établissement est également siège de SAMU. Un institut de formation aux métiers de la santé (filière infirmière et aide- soignant) est rattaché à l’établissement.

Les unités MCO et les plateaux techniques sont installés au sein d’une construction récente datant de 2006 sur le site Jacques PUEL. Les services EHPAD, SSR et USLD se situent à la résidence Les Peyrières à OLEMPS. Les 2 sites sont distants de 5 km (10 mn en voiture). Différents sites accueillent les unités de pédopsychiatrie, en périphérie.

Activités
Répondre aux demandes de dossiers patients par courriel ou téléphone des secrétariats médicaux.
Rechercher informatiquement via le logiciel DX CARE la localisation des DU
Fiche de poste : Agent au service des Archives Médicales
Extraire des rangs les DU demandés par les secrétariats médicaux (Bourran/La Vayssière/Cantaranne)
Effectuer le tracing de la localisation des DU en indiquant leur changement de localisation dans DX CARE
Distribuer les DU demandés dans les différents secrétariats médicaux
Recueillir physiquement et effectuer le tracing de la localisation des DU récupérés auprès des secrétariats médicaux dans DX CARE
Gérer la modification et la fusion d'identité d'un patient si nécessaire avec le BDE et le SIH
Gérer le stock du matériel bureautique du service et s'approvisionner auprès du magasin central
Traiter les demandes de reprographie ou le traitement des enquêtes si absence des agents de la reprographie/réactualisation
Optimiser la gestion des espaces de stockage des dossiers médicaux : resserrage, transfert d'un local à un autre ou sur sites extérieurs
Effectuer l'évacuation des dossiers médicaux dont la DUA est atteinte dans des cartons dédiés lors de la destruction programmée et coordonnée par la responsable du service et une entreprise extérieure
Effectuer et actualiser la recherche des DU non trouvés dans les rangs
Insérer dans le flux commun des dossiers médicaux ceux des services de pédopsychiatrie
Effectuer le traitement des dossiers spécifiques dits « violets » afin de les réactualiser et si nécessaire les soumettre à la destruction
Effectuer le traitement des dossiers des patients décédés : classement dans les rangs du site de La Vayssière, tracing dans DX CARE et identification de ces derniers
Effectuer le traitement des dossiers spécifiques des patients transfusés : identification sur la pochette et tracing dans DX CARE
Effectuer le traitement des dossiers des patients décédés sur le site des Peyrières en collaboration avec les secrétaires médicales
Insertion des dossiers de consultations externes dans les dossiers médicaux uniques sur les différents sites : Bourran/La Vayssière/Cantaranne
Effectuer le transfert, le classement alpha numérique ou alphabétique et l'optimisation du stockage sur les sites extérieurs des dossiers médicaux spécifiques (ACP/ PEDO/MEDECINE NUCLEAIRE) ou documents médicaux spécifiques (transports sanitaires)
Effectuer et actualiser un plan détaillé des sites extérieurs de stockage des DU avec l'identification précise de leur localisation et de leur année d'archivage
Effectuer l'identification claire et le classement archivistique chronologique des différents registres sur le site de Cantaranne dont la DUA est très importante

Relations professionnelles les plus fréquentes :
Responsable du service
Secrétaires médicales de l'établissement
Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients

Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
Pas de niveau spécifique requis
Possession du permis B obligatoire

Présentation du service Archives Médicales :
Effectif de 6 agents pour les Archives, une pour la reprographie et une pour la réactualisation.

Environnement professionnel :
Poste à temps plein
Amplitude de roulement : 8h00-17h30
Assurer une continuité de service lors de la pause déjeuner : alternance avec son binôme de travail pour la prise du repas.

Encadrement de proximité : responsable du service
Encadrement supérieur : Directeur des ressources matérielles
Rattachement fonctionnel : Médecin DIM
Rattachement hiérarchique : Direction des ressources Matérielles

Lieu d’exercice : Centre hospitalier Jacques PUEL – RODEZ, sites de stockage extérieurs au CH : La Vayssière et Cantaranne

Poste à pourvoir le 01/06/2024

Savoirs et savoir-faire
- Connaitre et respecter le secret professionnel
- Respecter la hiérarchie ainsi que les règles de fonctionnement en vigueur dans l'établissement
- Utiliser les techniques gestes et postures/manutention
- Classer et archiver selon les protocoles en vigueur dans l'établissement
-Identifier les fonds d'archives à collecter
-Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
-Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau, appliquer les savoirs être et savoir vivre au sein de l'équipe du service et envers tout le personnel de l'établissement
-Utiliser le logiciel patient et les outils bureautiques
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
-S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
-Former les nouveaux arrivants sur le service
-Effectuer du reporting et du tracing auprès de l'encadrement sur les missions de travail effectuées
-Effectuer les transmissions nécessaires à tous les membres de l'équipe concernant l'avancée ou la réalisation des tâches de travail

Connaissances requises
Bureautique = Connaissances opérationnelles
Travail en équipe = Connaissances approfondies
Communication = Connaissances opérationnelles
Droit des usagers du système de santé = Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement = Connaissances approfondies
Réglementation des archives = Connaissances opérationnelles
Respect du secret professionnel = Connaissances approfondies

Prérequis réglementaires pour exercer le métier :
Connaissance des règles d'application du secret professionnel
Connaissance de la bureautique : EXCEL / WORD logiciel patient de l'établissement : DX CARE
Connaissance de l'environnement médical
Connaissance des règles de travail et principes appliquées dans un établissement de la FPH