ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire. Le secrétaire administratif, adjoint au responsable du greffe, gestionnaire avec encadrement, participe à la gestion de l’établissement au sein d’un service administratif dans lequel il exerce des fonctions d'adjoint au chef de service. A ce titre, il participe au pilotage du service et encadre des équipes.
Le secrétaire administratif est chargé de : Animer une équipe :
-Accueillir, informer les agents nouvellement nommés et accompagner leur formation; Encadrer, animer et assurer le suivi de l’activité de l’équipe; Organiser et répartir le travail des agents composant le service; Participer aux réunions de service; Superviser l’exécution des tâches des agents du service; Initier et développer des démarches innovantes; Organiser et planifier le service: Etre en relation avec les autorités et les partenaires internes et externes; Assurer l’interface avec les différents services et la hiérarchie; Procéder à l’évaluation des agents; Assurer une ville documentaire et diffuser l’information (textes réglementaires et législatifs); Elaborer des statistiques, des tableaux de bord, analyser les résultats et rédiger les conclusion

Gestion administrative :

       Assurer les formalités administratives

       Contrôler la constitution et la mise à jour des dossiers individuels des personnes détenues

       Assurer le suivi des dossiers d’orientation et des changements d’affectation

       Organiser la consultation des dossiers individuels des personnes détenues

       Contrôler l’archivage des documents

       Délivrer toutes pièces à l’autorité habilitée D.114 du CPP

       Faciliter la mise en œuvre et assurer le suivi des prélèvements biologiques

       Superviser la gestion des extractions et transfèrements des personnes détenues

       Organiser la gestion des documents pénaux afférant aux personnes détenues

Elaborer les statistiques, des tableaux de bord :

       Statistiques hebdomadaires, mensuelles, trimestrielle et annuelles pour la DISP

       Statistiques exceptionnelles

 Divers :

       Gestion des demandes d'aménagement de peine et des voies de recours résultantes.

       Gestion du courrier interne et externe.

       Tenue des différents registres ou classeurs (main courante, classeur des voies de recours,...)

       Classement au dossier pénal.

Sous la responsabilité du chef de service et du chef d’établissement et en relation avec l’autorité judiciaire, l’adjoint au responsable du greffe participe à l’organisation du service et applique les procédures permettant de veiller à la légalité de la mise en détention et le suivi de la situation pénale de la personne détenue. Il est le garant de la régularité de l’incarcération des personnes confiées par l’autorité judiciaire à l’administration pénitentiaire. Il peut être désigné mandataire du régisseur des comptes nominatifs pour ce qui concerne la réception des fonds des personnes détenues entrantes et le règlement des pécules des libérés. L’adjoint au responsable du greffe peut être appelé à effectuer des missions ponctuelles décidées par le chef d’établissement ou l’un de ses adjoints. L’adjoint au responsable de greffe est soumis aux astreintes Greffe.

Gestion des situations pénales :

       Contrôle des effectifs et communication à la DISP

       Vérifier la validité des titres de détention

       Contrôler les formalités d’écrou

       Tenir à jour les registres et les fichiers du greffe

       Vérifier la mise à exécution des décisions judiciaires

       Gérer et suivre les requêtes et voies de recours

       Contrôler les titres venant à expiration

       Suivre les courriers des personnes détenues

       Suivre les courriers des autorités

       Notifier les actes concernant la population pénale

       Renseigner les personnes détenues par écrit ou audience sur la situation pénale

       Gérer, organiser et mettre en place l’archivage des dossiers pénaux

 Individualisation de la peine :

       Travailler en partenariat avec le Juge d’Application des Peines et ses collaborateurs, et avec les différents services de l’établissement en vue des projets d’aménagement de peine

       Assurer le secrétariat des commissions d’application des peines

       Mettre à disposition les dossiers pénaux lors des CAP, débats contradictoires et audiences du tribunal de l’application des peines

       Exécuter et assurer le suivi des décisions prises en commission d’application des peines, tribunal d’application des peines et débats contradictoires

       Délivrer à la personne détenue les documents attestant de la régularité de la situation pénale au moment de la sortie

       Contrôler le respect des délais dans le cadre des aménagements de peines

Connaissances :
Juridiques, droit pénitentiaire, droit pénal

Environnement professionnel

Administratives

Comptabilité

Savoir-être :
Capacité relationnelle, Disponibilité, savoir faire preuve de rigueur et réactivité

Savoir-faire :
Rigueur et Organisation

Prise d’initiative et Autonomie

Esprit d’analyse et de synthèse

Animation et encadrement d’équipe

Organisation de travail : 36h20 semaine

Restauration : : Restaurant administratif

Accessibilité en transport / Parking : Parking