Rejoindre Université Paris Cité

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

Présentation de la direction/structure d’accueil du poste

 Le pôle fait partie de la PILEPS.
Il assure des prestations de services pour l’enseignement, la recherche et l’administration ainsi que des actions de développement durable liées à son activité.
Il est composé des départements du cadre de vie, de la production documentaire, de la cellule audiovisuelle, de la cellule développement durable et du département des services communs.
Pour ce faire, il s’appuie sur plusieurs équipes dédiées.
À ce jour, 36 personnes forment le pôle.
Il réalise également les mises en concurrences ou appels d’offres et suit les marchés qui en résultent : matériels d’impression, matériels participant à la production documentaire, papiers, enveloppes, marché d’impression, machines à affranchir, consommables, véhicules, matériels audiovisuels, nettoyage, déchets, distributeurs de boissons et de friandises, espaces verts, tapis, déménagements.
1Direction Patrimoine Immobilier, Logistique, Environnement, Prévention, Sécurité
Courrier, accueil, parc automobile

Résumé du poste

 L'agent assure la gestion financière (devis-facturation) et le secrétariat de la cellule édition - site St Germain des Prés : - Élaboration de devis et factures avec le logiciel de facturation du service Ciel (site Odéon et site St Germain des Près). - Traitement des prestations internes pour l'ensemble des services site St Germain des Prés (Laboratoires et composantes).

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

 Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines ... ) • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ... ), les reproduire et les diffuser • Retranscrire des informations orales à l'écrit • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier • Classer et archiver des documents

Bonne connaissance du logiciel de facturation et de comptabilité "Ciel". • Connaissance du logiciel métier « Prinéo 7»

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

Environnement et réseaux professionnels • Techniques d'élaboration de documents • Techniques d'accueil téléphonique et physique • Culture internet • Techniques de communication

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

Accueillir et prendre des messages • Accueillir les populations concernées • Enregistrer et classer les documents • Rédiger des rapports ou des documents • Savoir rendre compte • Travailler en équipe • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir-être – Compétences comportementales :

Sens de l'organisation • Réactivité • Sens relationnel
Niveau diplôme souhaité : Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent