ATTENTION : Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

L’Unité de gestion des moyens généraux est en charge de l’Economat du siège de la DISP, et des trois centres de coûts qui y sont rattachés. A ce titre, elle assure la passation des commandes et le paiement des factures, en lien avec le Centre de Gestion Financier (CGF) et le DAEBC, ainsi que le suivi des consommations de crédits.

L’Unité a également en charge du suivi des moyens généraux pour la DISP siège (parc téléphonie mobile, baux) ainsi que pour l’ensemble des structures de la DISP (parc véhicules).

Connaissances :
Maîtrise des outils informatiques (WORD, EXCEL)
Pratique Chorus (souhaitable) : restitutions et Chorus formulaires 
Gestion des commandes et chaine de la dépense
 
 
Savoir-être :
Faire preuve de rigueur, d’esprit d’équipe, autonomie,

Force de proposition, qualités relationnelles et d’écoute.

Savoir-faire :
Exercer des fonctions d’encadrement intermédiaire
Qualités rédactionnelles

 
Sens de l’organisation

 
Rendre compte
Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse

Le Département du budget et des finances regroupe 18 agents et est composé de 4 Unités :

•           Unité de suivi comptable, composée de 2 agents

•           Unité des achats et marchés publics, composée de 2 agents

•           Unité de suivi des gestions déléguées, composée de 3 agents

•           Unité de gestion des moyens généraux, composée de 5 agents.

En outre, un secrétariat (1 agent), un agent en charge du suivi budgétaire ainsi que deux référents mission CGF sont directement rattachés à la cheffe de département et à son adjointe.

Le Département du budget et des finances est garant de la bonne utilisation des moyens de fonctionnement de la DISP et des structures qui y sont rattachées. Dans ce cadre, il a pour mission de piloter les crédits de fonctionnement obtenus par la DISP et d’assurer l’interface dans les relations avec le DAEBC et la DRFIP, de déployer les procédures d’achat public adéquat et d’assurer le contrôle de second niveau des marchés de gestion déléguée. Le Département assure également le déploiement du Contrôle interne comptable et le suivi du compte de commerce 912. Il assure également un appui aux régisseurs des établissements.

L’adjoint(e) au/à la chef(fe) d’unité de gestion des moyens généraux à la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Toulouse accompagne le/la chef(fe) d’unité dans l’animation de son unité. Elle supplée le / la chef(fe) d’unité en son absence et peut être amené (e) à superviser et à encadrer l’équipe de l’UGMG.

L’adjoint(e) accompagne le déploiement des directives du/de la chef(fe) d’unité et peut sous la responsabilité du/de la chef (fe) d’unité participer notamment :

-       A l’accompagnement la mise en place de binômes de compétence,

-       A la répartition de la charge de travail entre les agents et veille à la réalisation effective des tâches confiées

-       A la formalisation de procédure

L’adjoint (e) est amené (e) à traiter certains dossiers spécifiques délégués par le / la chef(fe) d’unité ; à titre d’exemple :

-       Suivi des immobilisations corporelles

-       Les dépenses programmés (marches, contrats)

-       La gestion des factures internes

-        Traitement de la facturation Carte achat

-       Alimentation de tableaux de bord

S’agissant de la gestion matérielle, l’adjoint(e), en collaboration et sous l’autorité du/de la chef(fe) d’unité, a en charge d’assurer le suivi et la gestion des dossiers suivants :

-        Gestion du parc de véhicules : élaboration de la stratégie de renouvellement, passation des commandes, mise en circulation des véhicules et remise aux Domaines des véhicules réformés

-        Gestion du parc de téléphones mobiles : passations des commandes, relations avec l’opérateur titulaire.

-        Gestion des baux à usage de locaux : suivi des baux et participation aux travaux lors de la signature de nouveaux baux.

Organisation de travail : 36h20 hebdomadaire soit 7h16/jours- télétravail possible

Restauration : restaurant administratif/ kitchenette

Accessibilité en transport / Parking : bus, métro : station Compans Cafarelli