L’Institut d’Etudes à Distance de l’Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS) a pour mission d’assurer la formation des étudiants régulièrement inscrits à l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne dans les disciplines juridiques. Elle pourvoit à l’organisation des enseignements et de la recherche en droit public, droit privé, droit international, droit européen, droit social, et histoire du droit dans l’ensemble de l’Université.

Missions principales :

§ Assister le responsable administratif dans le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion en fonction des besoins de la structure

§ Assurer la mise en place des conditions organisationnelles et matérielles de l’enseignement

Niveau et nature des responsabilités essentielles :

Adjointe au responsable administratif de la composante

Encadrement fonctionnel sans hiérarchie supplémentaire

Référent (e) APOGEE

Correspondant (e) Handicap

Fonction de l’agent:

Sous la supervision du responsable administratif, coordonner les activités de gestionnaires de scolarité (secrétariat pédagogique, stages, transferts, candidatures, examens, etc.)

Former les nouveaux gestionnaires de scolarité

Organiser et coordonner les enseignements

Organiser les contrôles des connaissances

Suivre l’évolution de la réglementation et des procédures, les faire appliquer

Participer au cadrage, à la mise en place et au suivi des différentes opérations de gestion (candidatures et inscriptions administratives, transferts, inscriptions pédagogiques, enseignements, contrôle des connaissances, délivrance des documents aux usagers, conventions de stages)

Diffuser l’information

Assurer l’interface entre la gestion administrative et le Pôle numérique et multimédia de la structure

Activités principales :

- Encadrement et coordination des activités des gestionnaires de scolarité Capacité, L1, L2, L3, M1 et M2

- Formation des nouveaux gestionnaires de scolarité

- Encadrement du personnel vacataire recruté en appui (photocopies des copies d’examen, envoi des relevés de notes, classement, archivage)

- Organisation des inscriptions pédagogiques

- Organisation des procédures de transfert

- Coordination de l’élaboration des enseignements de la Licence 3 et des Masters 1

- Coordination de l’élaboration des calendriers d’examen des 3 séquences d’examen

- Mise à jour des guides de l’étudiant en conformité avec le RCC

-Travail en collaboration avec la mission APOGEE pour la modélisation des programmes d’enseignement et les règles de calcul

- En lien avec le relais handicap de l’université : suivi et organisation des aménagements des conditions d’études et d’examens des étudiants en situation de handicap

- Participation aux réunions de concertation et de travail de la structure

- Participation à l’instruction de dossiers complexes (recours), préparation d’éléments d’aide à la décision (rapports,   comptes-rendus)

-Travail en collaboration avec le Pôle numérique et multimédia: participation à la rédaction et au contrôle de la réalisation des supports d’information (Guides, notices, FAQ …) et à la mise à jour du site internet

Le service, sous l’autorité du responsable administratif, est composé de 16 personnes répartis en deux pôles : scolarité et numérique. Le premier comprend 2 agents d’accueil, 8 chargés de la gestion de la scolarité et 1 gestionnaire financière. Quant au pôle numérique, il regroupe 1 réalisateur audiovisuel et multi-média, 1 assistant de réalisation, 3 ingénieures pédagogiques et 1 journaliste reporter d’images. L’équipe pédagogique comprend environ 50 enseignants dont 23 sont statutaires.

Relations avec les services transversaux : direction de la logistique (planning, reprographie), direction enseignement et vie étudiante (scolarité administrative, service formations et pédagogie, service applications de scolarité) direction partenariat et entreprises et insertion professionnelle (bureau des stage), service vie étudiante ( handicap), agence comptable

Principaux interlocuteurs : responsable administratif, direction de la composante, agents du service, étudiants, enseignants, responsables techniques multimédia, secrétaire d’édition, universités partenaires, relais handicap, services culturels des Ambassades de France à l’étranger, Maisons d’arrêt, partenaires extérieurs (CNED, Togo, Qatar, EDHEC, ESSEC,…) 

Compétences requises ou souhaitées :

Connaissances pratiques et théoriques

- Connaissance de  la réglementation des formations supérieures, et de l’organisation et  du fonctionnement de l’université Paris 1

 -Connaissance approfondie  des spécificités, de  l'organisation et du mode de fonctionnement de l'enseignement à distance

- Maîtrise de l’offre de formation de la structure

- Connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la gestion de la scolarité

- Aptitude à suivre l'actualité des nouvelles technologies de communication et de diffusion du savoir

Connaissances techniques et méthodologiques

- Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail d’une équipe

- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activté et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances

- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire  évoluer les procédures et les organisations

- Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution des organisations et des procédures

- Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes règlementaires

- Capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie

- Savoir adapter ses explications aux divers interlocuteurs

- Capacité à assurer la bonne circulation de l’information au sein du service

- Maîtriser les outils bureautiques et le logiciel APOGEE

- Savoir rédiger et mettre en forme des documents

- Aptitude à travailler sur plusieurs dossiers simultanément

- Aptitude à gérer des situations complexes, à travailler dans l'urgence

Attitudes et comportements attendus

- Bon relationnel et sens du travail en équipe

- Disponibilité et réactivité

- Sens de l’analyse et force de proposition

- Adaptabilité et autonomie

- Organisation et rigueur

- Sens des responsabilités et du service public

- Confidentialité

Merci d'envoyer votre candidature avec C.V+ lettre de motivation avec la référence de l'offre à l'adresse suivante:

recrutbiatss@univ-paris1.fr