ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Le centre pénitentiaire de Villeneuve les Maguelone d’une capacité théorique de 781 places comprend : une maison d’arrêt, un quartier mineur, un quartier de semi-liberté et une structure d’accompagnement vers la sortie située à Montpellier.

Le secrétaire administratif, adjoint au régisseur des comptes nominatifs, participe à la gestion de l’établissement au sein de son service. En l’absence du régisseur, il encadre les agents du service et supplée le régisseur dans toutes ses missions.

créances :

      ▪    vérification de la fiche pénale mentionnant le jugement ou l’arrêt

      ▪    enregistrement du jugement ou arrêt civil et pénal

      ▪    demande de RIB aux différentes parties civiles

      ▪    demande de coordonnées aux trésoreries

      ▪    enregistrement des RIB

      ▪    enregistrement des demandes de versements volontaires

      ▪    vérification des dossiers en provenance des autres établissements

* travail pénitentiaire :

      ▪    vérification des salaires avant clôture dans OCTAVE et crédit sur GENESIS

      ▪    validation des salaires sur les comptes nominatifs dans GENESIS

      ▪    édition des différents états et vérification

      ▪    transmission des états à la PFI pour remboursement

Connaissances :
statut général de la fonction publique
l'organisation de l'administration pénitentiaire et la réglementation pénitentiaire
 
Savoir-être :
rigueur
discrétion
Esprit d’équipe
autonomie
disponibilité

Savoir-faire :
Maîtriser les outils informatiques excel-word 
Savoir appliquer une réglementation
Savoir prioriser
Savoir rendre compte

L’adjoint au régisseur assure la tenue des comptes nominatifs. Il effectue les opérations comptables dans le cadre de la réglementation des régies de l’Etat. Il respecte les règles de la comptabilité publique et exerce son activité en collaboration avec les services de la trésorerie générale.

 En matière de management, le secrétaire administratif est chargé, en l’absence du régisseur, de :

       Animer l’équipe :

                      ▪ Accueillir, informer les agents nouvellement nommés et accompagner leur formation

                      ▪ -Encadrer, animer et assurer le suivi de l’activité de l’équipe

                      ▪ Organiser et répartir le travail des agents composant le service

                      ▪ Participer aux réunions de service

                      ▪ Superviser l’exécution des tâches des agents du service

                      ▪ Initier et développer des démarches innovantes

       Organiser et planifier le service :

▪ Être en relation avec les autorités et les partenaires internes et externes (Direction départementale des Finances Publiques,  trésoreries, douanes, Fonds de garantie)

                      ▪ Assurer l’information et la communication

                      ▪ Participer à des réunions

                      ▪ Assurer une veille documentaire et diffuser l’information (textes réglementaires et législatifs)

 Les principales de l’adjoint du régisseur :

* processus arrivant :

▪ ouverture du compte nominatif : enregistrement du dépôt transfert

▪ reconnaissance et émargement de son dépôt

▪ enregistrement des bijoux et valeurs

▪ reconnaissance et émargement de sa fiche bijoux valeurs

▪ classement des pièces justificatives

 * gestion des comptes nominatifs :

      ▪ enregistrement des recettes journalières : mandats, virements, retours permissions de sortir etc

      ▪ enregistrement des dépenses journalières : dépenses vaguemestre, permissions de sortir, libérations, transferts etc

      ▪ blocage des sommes à dépenser

      ▪ cantines : saisie des bons de blocage, transmission au partenaire privé ELIOR, dépenses sur présentation de la facture

      ▪ facturation des communications téléphoniques dans TELIO

* bijoux et valeurs :

      ▪ enregistrement des dépôts : retour de permissions, vestiaire

      ▪ enregistrement des retraits : permissions, remise en détention

      ▪ édition des fiches et classement au coffre

* livrets administratifs d’épargne :

      ▪   ouverture de livret

      ▪    enregistrement des reçus aux bijoux valeurs

      ▪    versement sur livret ouvert

      ▪    transfert des livrets ouverts par un autre établissement

      ▪    édition d’un relevé de compte individuel et classement

Organisation de travail : 36h20, plages fixes et variables

Restauration : : Mess du personnel

Accessibilité en transport / Parking : oui, parking sécurisé