Rattachement hiérarchique :

·         Directeur du Pôle

·         Pharmacien Chef de Service

·         Pharmaciens responsables des segments d’achat

·         Responsables administratifs des segments d’achat

Relations fonctionnelles :

·         Personnel rattaché aux segments de responsabilité (préparateurs hospitaliers, techniciens de laboratoire, adjoints administratifs, internes et externes en Pharmacie)

·         Personnel administratif des Pharmacies à Usage Intérieur des sites hospitaliers de l’AP-HM

·         Directions de l’AP-HM : Direction des Achats, Direction des Affaires Financières, Direction des Affaires Juridiques

·         Trésorerie Principale

·         Service des Marchés des fournisseurs

ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion administrative spécifiques à la passation ou à l’exécution des marchés publics
Ø  Préparer les dossiers candidats/ fournisseurs
Ø  Rédiger et transmettre les différents courriers (notifications, avenants, certificats administratifs, additifs, ordres de service, révisions de prix, achats pour compte ….) relatifs aux procédures de marché et en assurer le suivi sur la plateforme dématérialisée des achats de l’Etat et/ou AWS
Ø  Intégrer les offres des fournisseurs, saisir les notes et conclusions dans le logiciel métier (Epicure+)
Ø  Assurer la mise à jour des données fournisseurs dans les différents logiciels
Ø  Saisir les décisions de marché dans AWS et saisie de l’exécution du contrat
Ø  Déposer les documents de marché sur la GED (e-Magh2) pour transmission à la Trésorerie Générale
Ø  Saisir les avis d’attribution de marché et les déclarations dématérialisés des données de marchés (Recensement économique de l’Achat Public (REAP))
Ø  Gérer les documents administratifs de candidatures et de marché des fournisseurs (collecter et vérifier la conformité des pièces)
Ø  Effectuer les relances téléphoniques ou par courriers électroniques nécessaires auprès des fournisseurs
Ø  Aider à la création des fiches produits
Ø  Conduire un contrôle contradictoire annuel
Ø  Archiver les dossiers

SAVOIR-FAIRE
Ø  Respecter les procédures et les délais règlementaires
Ø  Rédiger des courriers, des mails (bonne qualité rédactionnelle)
Ø  Travailler en équipe et s’adapter aux différents interlocuteurs
Ø  Faire un reporting régulier
 
 
QUALITES ATTENDUES
Ø  Autonomie et sens de l’organisation
Ø  Gestion des priorités
Ø  Volonté d'investissement professionnel
Ø  Ponctualité
Ø  Rigueur
Ø  Devoir de réserve et confidentialité
Ø  Qualité de communication
Ø  Esprit d’initiative
Ø  Assiduité

CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE
Organisation hospitalière
Règlementation des Marchés publics
Logiciels bureautiques (bonne maîtrise souhaitée : Word – publipostage, mise en forme…, Excel – création de tableau, mise à jour des suivis de dossier…)
Logiciels et applications métiers à acquérir: Epicure+, Cerbère+, e-Magh2, dématérialisation PJ consultation, e-attestation, MARCOWEB, AWS, REAP, PLACE, sites gouvernementaux.

Niveau / grade du poste :

ADJOINT ADMINISTRATIF - Poste à temps plein (7h48/j)

ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL :

Plage horaire dans le créneau 8h00 – 17h00