Descriptif du champ d’intervention du Secrétariat Général :

Le Secrétariat Général assure les missions suivantes :

      L’organisation du dialogue social

      La santé et la sécurité au travail

      La gestion des ressources humaines

      L’appui à la fonction managériale

      La gestion des systèmes d’information

      La gestion des ressources logistiques

      La gestion des finances et achats

      L’organisation de la veille documentaire

Et la gestion de l’archivage

Le Secrétariat Général est composé de quatre Sous-Directions,  et de quatre cellules réparties comme suit : La Sous-Direction Immobilier et Affaires Logistiques  – La Sous-Direction des Systèmes d’Information  – La Sous-Direction des Finances et Achats -  La Sous-Direction des Ressources Humaines -  la Cellule Dialogue Social, Santé et Sécurité au travail, la Cellule Veille Documentaire et Archivage, la Cellule Développement managérial et projets RH et la Cellule Pilotage et Organisation Interne.

La sous-direction Finances et Achats  est constituée du service Financier et du service Achats Marchés.

Elle est placée sous la responsabilité du Secrétaire Général.

La sous-direction est chargée de la préparation des dialogues de gestion, de   l’élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs, de la préparation du volet « ordonnateur » du compte financier, des liaisons avec la DFAS et le contrôleur budgétaire. Elle assure le suivi budgétaire, auprès de la direction générale et des directions de l’agence, organise la fonction maîtrise des risques financiers  et est l’interlocutrice du contrôle de gestion.

Elle a pour mission la mise  en œuvre de la politique des achats adaptée aux besoins de l’agence et est garante de la validation juridique des achats au regard des règles de la commande publique.

Le service Achats Marchés a pour mission de mettre en œuvre la politique des achats.

Il assure l’expertise juridique préalable à la passation de tout contrat, marché ou convention de l’agence. Il est chargé de la validation juridique des achats au regard des règles de la commande publique et veille à promouvoir des modalités d’achats optimales : qualité, coûts, solutions adaptées aux besoins de développement durable, équité.

Le/la titulaire du poste est hiérarchiquement rattaché(e) au responsable du service Achats Marchés

MISSION : Procéder aux achats de toute nature en vue de satisfaire les besoins qualitatifs et quantitatifs des services.

L’acheteur conduit ses procédures dans le respect de la réglementation de l’achat public en tenant compte du calendrier qui lui est fixé. Il s’assure de l’efficacité de l’achat public. Afin de mener à bien ses missions, il collabore avec différents intervenants dans le cadre du processus achat.

Analyser les expressions de besoin et, si nécessaire, conseiller et accompagner le prescripteur dans ce cadre.

Assurer le sourcing préalable à la définition de la procédure et au montage contractuel.

Conduire les négociations dans le cadre des procédures le permettant.

Conduire les procédures d’achats (de la rédaction du DCE à la notification du marché)

Réaliser le retour d’expérience de la procédure et transmettre au bureau suivi technique des marchés les supports notifiés

Assurer la dématérialisation des procédures de bout en bout

Se tenir informé de la réglementation en vigueur

Promouvoir les marchés disponibles auprès des utilisateurs et mesurer leur satisfaction.

Suivre l’exécution des contrats

Rédaction et transmission aux fournisseurs des commandes d’achat

Enregistrement des actes (bon de commandes – réceptions) dans le logiciel SIBC

Gestion des évènements contractuels (négociation – réception – retour – facturation).

Etablissement de demandes de propositions commerciales

Partenaires internes :

-        Ensemble des directions de l’agence

-        Agence Comptable

Partenaires externes :

-        Prestataires et fournisseurs

Poste soumis à la Déclaration Publique d’Intérêt : OUI

Droit commercial / Droit de la commande publique